Hoy vamos a ver la metodología todopoderosa SCRUM. Entremos desde ya en materia:

Remontate a los años 2000′ y a los emprendedores digitales de esa época. Pensemos en cómo hacen para llevar a cabo un proyecto… sí, papeles, planificación, reuniones exhaustivas, varias personas, impresoras, mails y archivos por doquier. No sé como hacían, pero a mí ya me hace perder con tan solo pensarlo.

Si nos situamos ahora en 2022, podemos pensar que mejoramos, pero te puedo afirmar que esto no es así. Varios de nuestros clientes están en la misma o similar, no saben gestionar sus recursos y cumplir un proyecto en tiempo y forma.

Por eso te veníamos a explicar qué es SCRUM y por qué funciona tan bien para solucionar esta problematica. Para que entienda hasta tu abuela el beneficio de este sistema decidimos crear un mega artículo de SCRUM.

Al final te explico como implementarlo paso a paso, leé todo para entenderlo!

¿Qué es SCRUM?

La metodología Scrum es un marco de trabajo o framework que se utiliza dentro de equipos que gestionan cualquier tipo de proyectos. El objetivo principal de Scrum es satisfacer la necesidad del cliente a través de un entorno de transparencia en la comunicación, responsabilidad colectiva y progreso continuo.

Según proyectosagiles.org SCRUM es:

Un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos.

Este framework se creó a comienzos de 1990, y en 2010 se empezó a escribir una guía para ayudar a las personas de todo el mundo ser más ágiles en sus proyectos. Desde entonces esta guía está en constante actualización y va de la mano con el mundo.

Los creadores, Jeff Sutherland, John Scumniotales y Jeff McKenna, hacen hincapié en que cada elemento del marco que vamos a ver sirve a un propósito específico que es esencial para el valor global y los resultados realizados con Scrum.

De todas formas, argumentan que una forma incorrecta de comenzar en SCRUM es adaptándote vos a la metodología, cuando los beneficios y ventajas ocurren al revés, hacer que la metodología se adapte a vos.

Al estar enmarcada dentro de las metodologías agile, Scrum se basa en aspectos como:

• El factor humano.
• La colaboración e interacción con el cliente.
• El desarrollo iterativo como forma de asegurar buenos resultados.
• La flexibilidad en la adopción de cambios y nuevos requisitos durante un proyecto complejo.

Estos aspectos que podemos observar están completamente vínculados a 6 principios rectores que guían al framework y al equipo que utilice.

¿Cuáles son los principios de SCRUM?

1. Control empírico de procesos

En SCRUM muchas de las decisiones a lo largo del proyecto son tomadas en base a procesos de observación y experimentación. Este el eje principal del marco de trabajo SCRUM y aplica 3 ideas principales:

• En SCRUM toda la organización tiene que enterarse de lo que sucede en el proyecto, de modo que haya plena transparencia.
• El trabajo tiene que ser inspeccionado a menudo, para eso necesitamos un board dónde todos puedan ver si estas dirigiéndote hacia los objetivos y los resultados esperados.
• Cuando el equipo entiende que es más productivo ser transparente y inspecciona en sus tarenas de forma recurrente, aparece la adaptación, para que el equipo en sí se adapte de la mejor forma posible a los contextos cambiantes que surjan.

2. Auto-organización

SCRUM promueve el estilo de aquellos trabajadores que adoptan una forma de trabajo auto-organizada con responsabilidades y compromisos claros en entregar productos o servicios de valor al cliente, en vez de trabajar bajo un enfoque de mando y control del enfoque de gestión tradicional e proyectos.

3. Colaboración

En Scrum, los miembros del equipo colaboran entre ellos y con los stakeholders para desarrollar entregables que cumplan con los objetivos del proyecto, y que proporcionen el mayor valor posible para el cliente.Para que exista una buena comunicación, y lograr lo que describimos arriba, tenemos que tener en claro 3 dimensiones básicas:

1. Conciencia: Saber en qué esta trabajando cada persona del equipo.
2. Articulación: Gestionar y coordinar el proyecto de forma general.
3. Apropiación: Definir y asumir acontabilidad de las tareas.

4. Priorización basada en valor

De lo que trata este principio es de priorizar justamente lo qué tenga más valor, es decir, lo que más impacté en la construcción del producto o realización del servicio. Si tu objetivo es realizar un curso, por ejemplo, de Facebook Ads, lo que vas a priorizar es el desarrollo del guión y la grabación del material audiovisual, no vas a empezar primero por hacer anuncios, promocionar tu curso y demás.

Parece un punto muy simple, pero estoy seguro de qué más de uno de tu equipo elige lo que es más divertido y menos prioritario que una tarea más prioritaria y menos divertida.

5. Bloque de tiempo asignado

Todos entendemos que una gestión adecuada del tiempo contribuye al cumplimiento de una planificación y ejecución eficaz del proyecto. El problema es que antes no sabíamos como hacerlo. Scrum y los bloques de tiempo asignados solucinan esta problematica, ya que tendremos reuniones correctamente definidas con un para qué, cómo y cuándo.

Esto lo vemos más adelante en el artículo.

6. Desarrollo iterativo

Este es un principio que a nosotros, como agencia de marketing, nos ayudó mucho a gestionar a nuestros clientes. Dado que entendimos que si nuestros servicios son recurrentes y a largo plazo, necesitamos estar en una constante optimización de anuncios, redes sociales, tienda, etc.Ocupate de entregar valor, lo más prioritario. Luego ocupate de lo demás. Que salga un anuncio en nuestro caso, es mejor que no salga ninguno. Eso es valor para el cliente. Para llevar cabo los principios mencionados que nos ocupemos de diferentes roles que podemos asumir para llevar esta metodología al máximo.

¿Quiénes son los involucrados dentro de SCRUM? 3 roles + 1

Dentro de SCRUM hay 3 roles que se pueden ocupar, veamos:

Scrum Master (SM)

Consiste en conocer no sólo la metodología al pie de la letra, sino también en ser capaz de líderar y actuar como facilitador y coach. Para así dar con las soluciones frente a los problemas que surjan en el desarrollo del proyecto.

Responsabilidades de un Scrum Máster:

• Ayudar a identificar a los stakeholders para el proyecto.
• Facilita la selección del equipo Scrum.
• Garantizar que los recursos de respaldo estén disponibles para el funcionamiento del proyecto sin problemas.
• Ayudar al Product Owner en la creación de la lista priorizada de pendientes del producto y en la definición de criterios de aceptación.
• Determina la duración del sprint.
• Apoya al equipo Scrum en la estimación del esfuerzo necesario para completar las tareas acordadas para el sprint
• Ayuda a actualizar el tablero Scrum y el registro de impedimentos.
• Facilita las reuniones de revisión de la lista priorizada de pendientes del producto.
• Se asegura que los problemas que afectan al equipo Scrum se discutan y se resuelvan.
• Garantizar que exista un ambiente ideal para el equipo Scrum.

Product Owner (PO)

La maximización del valor del trabajo viene de la mano de una buena gestión que en resumidas cuentas es administrar las tareas y prioridades del equipo. El PO es el único perfil que habla constantemente con el Stakeholder, lo que le obliga a tener muchos conocimientos sobre el negocio y la estrategia.

Responsabilidades del Product Owner:

• Definir la visión del proyecto.
• Identificar a los stakeholders.
• Ayudar a determinar a los miembros del equipo Scrum.
• Crear épicas y prototipos (tareas)
• Priorizar los elementos de la lista priorizada de pendientes del producto.
• Definir los criterios de terminado.
• Explicar las tareas al equipo Scrum.
• Mantener la lista priorizada de pendientes del producto.
• Aceptar/Rechazar los entregables.
• Representar a los usuarios del producto o servicio con un profundo conocimiento de la comunidad de usuarios.
• Asegurar los recursos financieros del proyecto.

Equipo de desarrollo

Son los encargados de realizar las tareas priorizadas por el Product Owner. Es un equipo multifuncional y auto-organizado. Son los únicos que estiman las tareas del Product Backlog, sin dejarse influenciar por nadie. Los equipos de desarrollo no tienen sub-equipos o especialistas. La finalidad de esto es transmitir la responsabilidad compartida si no se llegan a realizar todas las tareas de un sprint.

Responsabilidades del equipo:

• Asegura una comprensión de las tareas.
• Estar de acuerdo con los demás miembros del Scrum Core Team sobre la duración del Sprint
• Avanzar con el desarrollo de las tareas.
• Actualizar el product backlog y sprint backlog.
• Realizar las reuniones diarias.
• Identificar oportunidades de mejora en la reunión de retrospectiva del sprint.
• Participar en la reunión de retrospectiva del proyecto.
• Participar en la reunión de revisión del sprint.

Eventos de SCRUM

Ya sé lo que estas pensando, es demasiada información y poco práctica, yo pensaba lo mismo hasta que entendí cuáles son los eventos de SCRUM y como organizarlos. Vayamos a lo practico!

Sprint

El sprint es núcleo central de la metodología Scrum y no es más que una división del proyecto en un lapso menor. Un «sprint» se divide en una semana, dos, tres o un mes como máximo. En nuestro caso lo dividimos (siempre fue así y siempre lo va a ser) en una semana.

Yendo al ejemplo que nombramos anteriormente, de realizar un curso de Facebook Ads, y ya determinaste la lista de pendientes en el product backlog (luego lo veremos, paciencia) y determinas que podes finalizar todo en 3 meses. Quizás puedas dividir 3 sprint, 1 por mes por ejemplo, y luego organizar los demás eventos alrededor de él.

• ¿Qué paso con el anterior sprint? Revisar todas las tareas y señalar cuales quedaron pendientes
• ¿Qué se va a hacer en el sprint? En base a ello, se eligen tareas del Product backlog.
• ¿Cómo lo vamos a hacer? El equipo de desarrollo define las tareas necesarias para completar cada ítem elegido del Product Backlog.

Diarias o daily meeting

Son reuniones diarias y cortas en donde conversamos acerca de como viene todo, y respondemos a preguntas como:

• ¿Cómo estoy?
• ¿Qué hice ayer?
• ¿Qué voy a hacer hoy?
• ¿Tengo algún impedimento que necesito que me solucionen?

Esta reunión es la más oportuna para poder inspeccionar el trabajo y poder adaptarse en caso de que haya cambio de tareas dentro de un sprint.

Los daily’s mejoran las comunicaciones, identifican impedimentos, promueven una rápida toma de decisiones y, en consecuencia, eliminan la necesidad de otras reuniones. En nuestro caso no suelen durar más de 30′ aunque pueden haber excepciones.

Refinamiento

Esta es una reunión de muy corta duración la cual tiene como objetivo «refinar» (de ahí el nombre) el product backlog. Conseguiendo que los elementos (tareas, actividades) estén listos para el entendimiento y la realización del scrum team.Se busca conversar de:

• Tareas para el siguiente sprint
• Tareas nuevas dado los requerimientos de los stakeholders (o clientes)
• Tareas que están ahí para hacernos parecer que estamos ocupados
• Fechas de entregas, responsables, etc.

Retrospectiva

Esta reunión sirve para ayudarnos a ver cómo se desarrolló el trabajo, es decir, se pone encima de la mesa aspectos como: qué salió bien, qué salió mal, como podemos mejorar, etc.

En la retrospectiva surge la creatividad para observar el sprint pasado y desarrollar ideas que nos permitan crecer y mejorar.

Por eso mismo, es que en esta reunión, el SCRUM Máster suele traer dinámicas y ejercicios que potencien esa parte creativa. Acá es dónde se suelen ver ejercicios tales como:

• La retrospectiva estrella
• Retrospectiva barco
• Las 4L
• Fast & Furious
• The hero’s journey

Hay plataformas como Retromat, que contiene 140 actividades, permitiendo generar 12281507 combinaciones y están continuamente agregando más.

Revisión del sprint

Un punto no menos importante es la revisión del sprint mismo, para llevar a cabo una inspección y revisión del trabajo realizado, en el que el product owner o incluso el propio cliente pueda dar feedback al equipo.A modo de guía, la reunión puede cumplir estas series de condiciones:

• Los asistentes son el equipo ‘scrum’ y otros interesados que puedan resultar clave.
• Se identifica lo que se ha hecho y lo que no respecto a lo inicialmente acordado.
• Se detectan los problemas y se analiza cómo se resolvieron.
• Todo el equipo debe colaborar a la hora de decidir qué hacer a continuación.

¿Cómo gestionar las tareas, reuniones y plazos de entrega? ¡La solución!

Las herramientas que se utilizan en Scrum están definidas para maximizar la transparencia dentro del equipo; es decir, que todos tengan una misma visión de lo que está ocurriendo en el proyecto.

Por ello, utilizamos las herramientas principales de Scrum que son: product backlog y sprint backlog a través de gestores de tareas, en nuestro caso, actualmente es ClickUp

Product backlog

El product backlog es el tablero de tareas que engloba todo un proyecto. Cualquier cosa que debamos hacer debe estar en el product backlog y con un tiempo estimado por el equipo de desarrollo.

La responsabilidad exclusiva de ordenar el product backlog es del Product Owner, que se encuentra en constante comunicación con el cliente para asegurarse de que las prioridades están bien establecidas.

La organización también es 100% responsabilidad del Product Owner, por lo que las tareas que están más arriba deben de ser las de mayor prioridad.

El equipo de desarrollo elige tareas del product backlog en el sprint planning para generar tanto el sprint backlog como el objetivo del sprint.

Sprint backlog

Es el grupo de tareas del product backlog que el equipo de desarrollo elige en el sprint planning junto con el plan para poder desarrollarlas. Debe ser conocido por todo el equipo, para asegurarse de que el foco debe estar en este grupo de tareas.

Metodología tradicional vs metodología ágil

Si llegaste hasta este punto podes saber que SCRUM es una forma completamente distinta de como gestionar un proyecto. Quiero que hagamos un hincapié en esta diferencia, y que no te quedes con que es diferente y listo, por eso te propongo, querido humano, que examinemos juntos un poco más esto.

Pensemos que el cambio es algo que aparece en todos los proyectos, e incluso, si ya estuviste en algunos, super necesario, dado que jamás las cosas salen como las planeamos.

En las metodologías tradicionales un proyecto se planifica desde el punto A hasta el punto B, con una diferente lista de requerimientos, acciones y eventos, obviando así que cualquier cosa pueda irrumpir en ese proceso y creyendo que el proyecto tiene que estar perfectamente definido desde el inicio hasta el final.

Algunos ejemplos practicos de este mindset son las personas o equipos que planifican todo su año, y no se dan cuenta de qué como dijimos antes, pasan cosas. De hecho, lo vímos en 2020 masivamente cuando apareció una pandemia.

En las metodologías ágiles, el cambio forma parte de proceso junto con un aprendizaje continuo, dado que hay una creencia de que el cambio es necesario, distinto a las metodologías tradicionales.

10 pasos para implementar SCRUM

Ya te dí toda la información que sabemos y realizamos sobre SCRUM, pero no solo eso, sino que también te voy a dejar una conclusió práctica para que empieces a adoptar el sistema.

1. Definir proyecto de inmersión
2. Definir lapso de sprint
3. Definir eventos alrededor del sprint
4. Crear una cuenta en algún gestor de tareas (recomiendo Asana o ClickUp)
5. Definir roles de SCRUM y sumar al equipo al gestor de tareas
6. Crear dos tableros o proyectos: product backlog (entendiendolo como la pila de tareas de toda la historia) y sprint backlog (entiendolo como la pila de tareas de un lapso más corto)
7. Para que lo anterior sea efectivo busca hacer que las tareas que esten dentro del sprint siempre esten dentro del product backlog
8. Explicarles al equipo la metodología a través de un Agile Inception (o una presentación sin usar palabras tecnicas)
9. Empezar!

Conclusión

No te quedes con información, empezá. Si llegaste a leer cada una de las palabras de este artículo (requisito) cualquier duda, pregunta o inquietud que tengas, me encantaría responderla. Gracias por leer.